Thủ Tục Đăng Ký Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Luật Doanh nghiệp 2002 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định thủ tục thành lập doanh nghiệp được tiến hành như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Số lượng: 01 bộ hồ sơ

Nội dung hồ sơ bao gồm: 

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo mẫu Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BTC);
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện
• Giấy ủy quyền và bản giao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Cách 2: Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: nội dung hồ sơ tương tự nộp trực tiếp như được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện từ và thanh toán phí, lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Thông báo đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện theo Phụ lục II - 7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT

Bước 3: Xử lý hồ sơ và trả kết quả

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho người nộp hồ sơ Giấy biên nhận (là bản điện tử nếu là nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến) và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. 

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. 

Chi phí thành lập văn phòng đại diện

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng.
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.

Lưu ý đối với văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện:

• Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Được gắn tại văn phòng đại diện, được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. 
• Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện có thể có thêm tên nước ngoài và tên viết tắt.

- Văn phòng đại diện không được tiến hành các hoạt động kinh doanh và giao kết hợp đồng. 

Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác thì có cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Theo quy định pháp luật, trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện chuyển đến. Nếu không thực hiện thông báo, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính là phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm (Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP). 

Major