Các lưu ý khi dùng tiền mặt cơ sở kinh doanh cần biết để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

1.  Khi dùng tiền mặt (dưới 05 triệu) có cần chứng từ gì khác ngoài hóa đơn không? Nếu có thì chứng từ đó là gì?

Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: “Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.”

Điểm h khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: “h) Trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 05 triệu đồng theo giá đã có thuế giá trị gia tăng và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào.”

Khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: “Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Tuy nhiên, theo điểm c khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.”

=> Như vậy:

- Đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 05 triệu đồng đã có thuế GTGT thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhưng cần phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ (trong trường hợp nhập/xuất quỹ tiền mặt).

- Đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng 01 ngày của 1 người nộp thuế có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế.

2. Từ 05 triệu trở lên không dùng tiền mặt, vậy:

2.1. Các hình thức chuyển tiền/trả tiền để chứng minh không dùng tiền mặt?

Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: “Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.”

Theo đó, khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định: 

- Phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt: Séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

- Hình thức thực hiện thông qua:

+ Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;

+ Công ty tài chính được phép phát hành thẻ tín dụng;

+ Tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán cung ứng dịch vụ ví điện tử phát hành và được khách hàng sử dụng nhằm thực hiện giao dịch thanh toán.

2.2. Phải chuyển tiền đến tài khoản của người bán (bao gồm nộp tiền mặt vào tài khoản?) Vậy đối tượng chuyển tiền gồm những ai? (doanh nghiệp, người mua hàng là nhân viên, là người bất kỳ - có phải chứng minh không?)

Theo Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP nêu trên, nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ chứng minh không dùng tiền mặt.

Kết hợp với các quy định pháp luật tại Câu hỏi 1, có thể kết luận rằng:

- Đối với các khoản chi dưới 05 triệu: Không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, do đó, có thể áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ người bán <-> người mua; nhân viên của người bán <-> người mua; người bán <-> nhân viên của người mua; nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán, …..

- Đối với các khoản chi trên 05 triệu: Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đã được đề cập tại Câu hỏi 2.1 trên đây.

Đối với các khoản chi dưới 5 triệu, tuy không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tuy nhiên khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chứng từ kế toán (điểm c khoản 1 Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC). Bên cạnh đó, theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao người mua, không hạn chế với giá trị hóa đơn tối thiểu là bao nhiêu. Như vậy, để khoản chi dưới 5 triệu được ghi nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì cần kẹp chung chứng từ: Hóa đơn GTGT và Phiếu chi tiền mặt.

Quy định pháp luật hiện hành không nêu rõ nguồn tiền thanh toán bắt buộc phải từ tài khoản của người mua hay không, tuy nhiên đối với các khoản chi trên 05 triệu, để hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình cơ quan thuế thanh kiểm tra đối với các khoản chi không xuất phát trực tiếp từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán (giải trình về dòng tiền, nguồn tiền, hồ sơ thanh toán, phiếu thu – chi tiền mặt,….) thì Quý Công ty nên thực hiện thanh toán trực tiếp từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản người bán, và khuyến nghị các đơn vị mua hàng thanh toán trực tiếp bằng tài khoản thanh toán của họ sang tài khoản của Quý Công ty trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ các Hợp đồng kinh tế/Hợp đồng dịch vụ, …. giữa các doanh nghiệp.

3. Nếu giá trị trên 20 triệu (cả VAT) thì khác gì so với 5 triệu (cả VAT)?

Điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, sửa đổi bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 quy định:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

…..

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

.......”

Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật thuế Giá trị gia tăng 2024 quy định:

“Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng……”

Như vậy, có thể thấy giá trị trên 20 triệu (cả VAT) và giá trị trên 05 triệu (cả VAT) được áp dụng để khấu trừ của hai loại thuế khác nhau, cụ thể:

- Điều kiện khấu trừ thuế Thu nhập doanh nghiệp: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi có giá trị từ 20 triệu trở lên (đã bao gồm VAT);

- Điều kiện khấu trừ thuế Giá trị gia tăng đầu vào: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT).

Như vậy, để được khấu trừ cả thuế GTGT đầu vào và thuế TNDN thì mọi khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (bao gồm VAT) đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.